Existen determinados términos y procesos que un freelancer debe conocer y entender. Una de estas herramientas que aplica a diferentes sectores y que te puede servir para organizar el trabajo es la factura proforma. Pero, ¿a qué se refiere este término?

Aquí te explicaremos de qué hablamos cuando en el universo laboral te piden una factura proforma.

En primer lugar, para definir con exactitud a qué responde este concepto, podemos decir que es un documento previsional que se le entrega al cliente donde se enumeran los detalles de una actividad profesional. De acuerdo al blog Quipu, que se enfoca en cuestiones relacionadas a trabajadores autónomos y empresas, ésta no tiene ningún valor comercial, sino que sirve para tener una idea de los puntos a aplicar en una futura factura definitiva. 

En términos generales, los conceptos que se deben aclarar en este tipo de documentos son los valores, es decir los precios, y hasta los impuestos aplicables a las condiciones en las que se brinden los servicios. Para entender mejor qué incluir, es algo bastante similar al armado de un presupuesto.

Se trata solo de un documento informativo y normalmente es utilizado por compañías y autónomos en el comercio internacional.

¿Cuándo se utiliza?

Cabe aclarar nuevamente que la factura proforma (proforma invoice, en inglés) no tiene para nada un valor contable o fiscal. De todos modos, es importante entender cuándo se puede utilizar, ya que si eres trabajador freelance o tienes una empresa que trata con este tipo de perfiles, este concepto te será fundamental.

Aquí mencionaremos las tres ocasiones más comunes en las que se emplean este tipo de documentos:

1. Una de ellas es la de los negocios comerciales internacionales. En este tipo de actividades su utilidad está en determinar el valor de una operación o en funcionar a modo de oferta de venta.

2. Otra de las aplicaciones más habituales de la factura proforma es la que emplean los freelancers para que sus clientes entiendan bien el detalle de los servicios que les demandan. Una vez que se llegó a un acuerdo, lo que se puede hacer y que es bien práctico para los autónomos es convertir este documento en una factura formal. 

3. La tercera opción tiene que ver con el sector público. Es que este tipo de factura es normalmente empleada cuando el estado necesita de subvenciones o de financiación. De esta forma, se plantean fines claros y transparentes para rendir luego cuentas claras. 

   
   

Sus elementos 

Aunque cuando nos referimos a este tipo de documentos a menudo sus formas y estilos dependen del país para armarlos de una u otra forma, existen determinados elementos necesarios para completar una factura proforma. 

Primero, es indispensable que cuente con la fecha de su emisión para saber a qué periodo va a hacer referencia. Luego, también se puede incluir una cabecera que de cuenta de que se trata de una factura de este tipo. En tanto, hay que añadir los datos de quien ofrezca los productos o servicios, y del potencial cliente. Los datos a ingresar son: nombre, domicilio, identificación fiscal, entre otros.

Asimismo, es necesario añadir la descripción de los productos o servicios, con su precio total. Dentro de éste, estarán los costos de transporte y otros valores. Además, otros conceptos a sumar son los impuestos y, finalmente, se puede escribir cualquier otro dato que se considere relevante. 

Su armado

Para hacer una factura proforma se pueden utilizar diversos softwares de facturación existentes en la nube. Estos, en general, son muy sencillos de navegar y tienden a tener sistemas parecidos. Incluso, también es posible realizar la factura proforma en un archivo de Excel.

Algunas de las aplicaciones más simples que ofrece Internet para su armado, destacamos Invoice y Anfix. 

En la primera vas a encontrar una gran variedad de plantillas para elegir. Se trata de una página que tiene presencia en diversos países como Estados Unidos, Argentina, Francia, Italia, Alemania, entre otros. Uno de los primeros pasos para utilizarla es iniciar sesión para luego escoger alguna de las carátulas que más cómoda y sencilla te resulte. 

Anfix, por su parte, también es muy fácil de manipular. Solo necesitas ir a la pestaña de “Ventas” y a la opción de “Factura proforma”. Con la información de tu cliente, podrás avanzar y tener tu documento disponible para enviarlo. 

Ping es la mejor opción para enviar facturas proforma y recibir pagos internacionales, todo en un mismo lugar.